Cette étape de la démarche vous permettra de songer à la façon de faire le suivi du progrès de votre plan d’action, vous proposera quelques stratégies pour documenter et effectuer un retour sur les problèmes rencontrés et sur les réalisations, et vous donnera des idées pour souligner les contributions des membres du comité, des participants et d’autres bénévoles.
À la fin de l’étape 4, vous aurez mis en œuvre, fait le suivi et modifié (selon le cas) les activités de votre plan d’action. Vous aurez également effectué une réflexion au sujet de vos réalisations et des défis et souligné les efforts de tous ceux qui ont contribué au succès de l’activité ou du programme intra-muros.
Le programme intra-muros Visez plus haut devrait être adapté, selon le cas, pour se conformer aux recommandations actuelles de la santé publique concernant la COVID-19, ainsi qu’aux politiques et procédures du conseil scolaire.
Éléments importants dont il faut tenir compte à ce stade de la démarche :
- Déterminez comment vous ferez le suivi de l’activité ou de l’évènement pour en évaluer le succès et renseigner la planification à venir. Vous pouvez recueillir des données sur le niveau de satisfaction des élèves en menant des sondages après l’activité ; évaluer le nombre de participants, le nombre de participants qui reviennent aux activités, et la diversité des participants ; ou noter les problèmes d’organisation qui furent résolus et les commentaires des élèves ou des participants au sujet d’activités ou d’évènements futurs.
- Utilisez votre modèle de plan d’action pour confirmer chaque partie du plan effectuée, pour noter tout changement fait au plan au cours de l’organisation de l’évènement ou de l’activité et tout élément du plan qui n’a pas été mis en œuvre et les raisons.
- Utilisez une des stratégies suivantes pour votre réflexion ou choisissez une autre méthode qui fonctionne pour vous. Utilisez la stratégie qui fonctionne le mieux pour votre comité pour faire une réflexion au sujet de votre plan d’action afin d’assurer la pérennité de la démarche pour votre communauté scolaire.
- Analyse du « positif », « négatif », « intéressant » : Les membres du comité font un retour sur tous les aspects de l’évènement ou de l’activité, y compris ce qui a bien fonctionné (positif), ce qui n’a pas fonctionné aussi bien que l’aurait souhaité le comité (négatif), et les éléments (intéressant) qui sont survenus qui n’étaient pas prévus, mais qui ont contribué au succès de l’activité et qui pourraient être inclus à des activités futures.
- Analyse « cesser », « commencer », « continuer » : Les membres du comité réfléchissent à tous les aspects de l’évènement ou de l’activité, y compris aux éléments qui ne feront peut-être pas partie de la planification ou de l’évènement/activité à l’avenir (cesser), aux éléments qui pourraient être ajoutés à la planification ou à l’évènement/activité pour l’améliorer (commencer) et aux éléments qui ont été planifiés ou qui ont fait partie de l’évènement/activité et qui ont contribué à son succès (continuer) ;
- Deux étoiles et un souhait : Les membres du comité effectuent une réflexion sur tous les aspects de l’évènement ou de l’activité et cernent deux éléments de la planification ou de l’évènement ou de l’activité même qui ont eu un impact majeur sur sa réussite (deux étoiles) et un élément qui aurait pu être différent ou qui serait fait différemment à l’avenir pour que l’activité soit encore une plus grande réussite (le souhait). Cette stratégie peut être modifiée pour cerner plus d’étoiles et de souhaits selon le nombre de personnes dans le comité et la complexité de la planification et de la mise en œuvre de l’évènement ou de l’activité.
- Songez à recueillir les commentaires des participants à la fin de l’évènement ou de l’activité. Vous pouvez utiliser une des stratégies suivantes :
- Apposez de grandes feuilles de papier sur le mur avec les entêtes « Commencer », « Cesser » et « Continuer » et demandez aux participants d’inscrire leurs commentaires sous chaque entête.
- Apposez sur le mur cinq visages portant des expressions passant de « très insatisfait » à « très satisfait » et demandez aux participants de mettre un autocollant ou un crochet sur le visage qui correspond à ce qu’ils pensent de l’évènement ou de l’activité.
- Distribuez des feuillets autocollants aux participants et demandez-leur d’écrire ce qu’ils voudraient faire dans le futur. Quelles sont les activités qu’ils voudraient faire plus souvent et celles qu’ils voudraient faire moins souvent ?
- Il est aussi important de souligner le succès remporté par l’évènement ou l’activité et les efforts de tous ceux, y compris les membres du comité, les participants, d’autres membres du personnel, et les bénévoles, qui ont contribué à cette réussite. Voici certaines façons de le faire :
- Souligner les efforts des leaders au sein des élèves et du personnel pour les activités intra-muros lors de l’assemblée de fin d’année ou du banquet de l’école organisé pour souligner les réalisations des athlètes.
- Remettre des attestations de participation, de leadership, ou de bénévolat.
- Envoyer des lettres ou des mots de remerciement.
- Créer un « mur d’appréciation » avec des photos de l’activité ou de l’évènement. Vous pourriez établir des liens entre votre mur et les objectifs de votre école comme la bonne santé mentale et le bien-être des élèves et du personnel. N.B. Si vous prenez ou publiez des photos d’élèves, assurez-vous d’obtenir le consentement des élèves et des parents/tuteurs.
- Publiez des photos et des articles sur le site Web de l’école, dans le bulletin de l’école ou de la communauté, ou à l’aide d’autres moyens de communication utilisés par votre école. Vous pourriez même inviter le journal local en vue de la publication d’un article. N.B. Si vous prenez ou publiez des photos d’élèves, assurez-vous d’obtenir le consentement des élèves et des parents/tuteurs.